Praxen und Labore sind heute weitgehend digital aufgestellt, Röntgenbilder werden in die Abrechnungssoftware übertragen, Abdrücke per Scan ans Eigen- und Fremdlabor oder ins Cerec-Gerät übertragen. Die Verwaltung ist oft ein Stiefkind. Zwar hat jede Praxis oder jedes Labor das Abrechnungsprogramm, nur wird dieses oft nicht im möglichen Umfang genutzt. Bianka Herzog-Hock sprach mit BDIZ EDI konkret über das heutige A und O in der Zahnarztpraxis.
Wie profitieren die Patienten von digitalen Abläufen?
In erster Linie durch kürzere Wartezeiten und einem verbesserten Service im Vergleich zur Karteikartenpraxis. In der karteikartenlosen Praxis wird der Patient sofort im System gefunden und erhält in kürzester Zeit seinen Wunschtermin. Ebenso besteht die Möglichkeit den Patienten von einem online Terminverfahren profitieren zu lassen, indem Standarttermine in der Abrechnungssoftware freigegeben und mit einem Onlineportal verknüpft werden. So kann jeder Patient auch außerhalb der Praxiszeiten seinen Termin erhalten.
Erreicht der Patient die Praxis, kann er zu Beginn den Anamnesebogen in einem über das z.B. I-Pad gesteuerte digitale System diesen ausfüllen, ebenso werden sämtliche für die Behandlung notwendigen Aufklärungsformulare in dieser Art unterschrieben und gleich in die digitale Patientenakte transferiert. Diese Unterlagen sind im Anschluss im Behandlungszimmer für die Behandlung sofort ersichtlich. Aus hier ist bereits zu Beginn eine große Zeitersparnis möglich, da Aktenablagen in Ordnerstrukturen oder individuelle zeitraubende Scanvorgänge vermieden werden. Aufträge an Labore oder externe Partner wie z.B. Physiotherapeuten werden durch die Digitalisierung einfacher übermittelt. Durch die digitalisierte Abrechnung ohne Karteikarten kann die Behandlung im Zimmer direkt erfolgen. Bestandteile der Dokumentation werden durch standardisierte Textbausteine vereinfacht und müssen nur kurz individualisiert werden. Mit individuell auf die Praxis erstellte Leistungsketten werden keine Leistungen, die erbracht wurden, vergessen, und Fehlerquellen minimiert. In der Kostenplanung ist dies von Vorteil da in kurzer Zeit für den Patienten genau aufgeschlüsselt werden kann, welche Kosten auf ihn zukommen; später kann dieser seine Rechnung mit der Behandlung detailliert vergleichen. Durch einmaliges Erfassen und Abrechnen von Leistungen wird beim karteikartenlosen Arbeiten wertvolle Zeit eingespart. Diese zeitlichen Ressourcen können in anderen Bereichen wiedereingesetzt werden. Um Umsatzverluste zu vermeiden, ist die Dokumentation mit Textbausteinen unabdingbar.
Was hindert die Behandler zur heutigen Zeit noch daran, auf den digitale Zug zu springen?
Sie müssen Ihre Komfortzone verlassen, umdenken sich auf das Neue einlassen. Mitarbeiter einarbeiten, Schulungen und Seminare besuchen. Denken Sie auch über die Datenschutzmaßnahme und das Patientenrechtegesetz, sowie die monetären Möglichkeiten, die sich daraus erschließen, nach. Im Sinne des Patientenrechtegesetzes ist die digitale Variante durch die hinterlegten Mechanismen besser nachvollziehbar. Eine so ausgiebige Dokumentation wäre analog nicht möglich!
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung?
Die Umstellung der Praxisabläufe von analog zu digital ist ein unaufhaltbarer Prozess und bietet viele Vorteile. Das Honorarmanagement ist wesentlich vereinfacht. Durch einen ermittelten Stunden-Kostenfaktor sind die Behandlungen besser zu kalkulieren und gewinnbringend zu ermitteln. Durch die Implementierung von Schnittstellen zu Rechenzentren unterschiedlicher Art z.B. Factoring Unternehmen, externen Abrechnungsanbietern über VPN, RDT oder der gleichen bleibt damit auch eine schnellere und effektive Bonität nicht aus. Die Abrechnung mit den KZVen wird erleichtert und spart überdies noch Geld. Die Papierabrechnung wird in einigen KZVen nur noch gegen Zahlung einer Abschlagsleistung in unterschiedlichen Höhen gewährt.
Ein auf digitalisiertes Materialsystem umstrukturiertes Unternehmen lässt Lagerkosten reduzieren und die Bestellung vereinfachen. Der Patient kann wieder mehr im Mittelpunkt stehen, vor allem da sich die heutigen Patienten digital und virtuell die Behandler suchen.
Was bringt die Digitalisierung einer Zahnarztpraxis konkret?
Durchschnittlich könnten 20 bis 50 Prozent von langfristen Kosten eingespart bzw. anders eingesetzt werden. Gerade in unserer schwierigen Zeit, da Fachpersonal schwer zu
finden ist, sollte Stammpersonal besser eingesetzt werden. Zusätzlich fallen vermehrt direkte und indirekte Kosten weg (Lager für Ordner etc.).
Wie funktioniert die Digitalisierung in einer Praxis?
In erster Linie muss der Praxisinhaber entscheiden, wie weit er die Digitalisierung anhand einer Analyse der Arbeitsabläufe und seiner Kennzahlen, umstrukturieren möchte.
Mit dem IT-Spezialisten seines Vertrauens werden dann Programme und deren Sicherungsmechanismen implantiert. Ist dies erfolgt, werden die Optimierungsprozesse und
z.B. Abrechnungsstrukturen eingepflegt oder angepasst. Die Mitarbeiterschulung erfolgt nach Implantierung und Strukturierung in schrittweisen Abläufen. Schlussendlich werden die Überwachungsabläufe und Prozesse durch fachgerechtes Personal betreut, bei Bedarf angepasst.
Welche Kosten kommen auf die Praxis zu?
Die Kosten sind unterschiedlich und lassen für jede Anforderung einen Spielraum, da sich die Frage stellt, ob überhaupt schon eine „Art“ Digitalisierung vorliegt oder ein/mehrere neuen Systemmechanismen eingepflegt werden müssen.
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Kontakt
Bianka Herzog-Hock
Geschäftsführerin der PASiDENT GmbH
Beratung für Zahnärzte in Bereich Abrechnung, Optimierung
Digitalisierung in der Zahnarztpraxis
Zahnarztpraxis 2.0
Bianka Herzog-Hock
BDIZ EDI konkret I 04.2020 Markt Seite 72/73
